QUY CHẾ TỔ CHỨC
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2024
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐĂNG KIỂM TÂY NINH
CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Mục tiêu
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức và tiến hành Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thường niên năm 2024 của Công ty cổ phần Đăng kiểm Tây Ninh. Đảm bảo Đại hội được tiến hành công khai, công bằng và dân chủ.
Điều 2. Phạm vi áp dụng
Quy chế này áp dụng cho việc tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2024 của Công ty cổ phần Đăng kiểm Tây Ninh (gọi tắt là Đại hội).
Điều 3: Yêu cầu chung
- Tất cả các cổ đông đến tham dự Đại hội ăn mặc chỉnh tề.
- Cổ đông khi vào phòng họp Đại hội phải ngồi đúng vị trí hoặc khu vực do Ban tổ chức Đại hội quy định. Tuân thủ việc sắp xếp vị trí của Ban tổ chức.
- Không hút thuốc lá trong Phòng Đại hội; không tự tiện đi lại, không nói chuyện riêng, để điện thoại di động ở chế độ rung.
CHƯƠNG II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 4: Điều kiện tiến hành Đại hội
Đại hội được tiến hành khi có số cổ đông hoặc đại diện cổ đông tham dự đạt trên 50% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty cổ phần Đăng kiểm Tây Ninh.
Điều 5: Điều kiện tham dự và quy định về ủy quyền
- Các cổ đông có quyền trực tiếp tham dự Đại hội theo Thông báo mời họp.
- Trường hợp cổ đông không tham gia trực tiếp có thể ủy quyền cho đại diện của mình tham dự Đại hội. Đại diện theo ủy quyền không nhất thiết phải là cổ đông của Công ty.
- Việc ủy quyền phải lập bằng văn bản và:
- Là cá nhân thì phải được ký bởi người ủy quyền;
- Là tổ chức phải được người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó ký và đóng dấu.
- Trong trường hợp khác thì phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của cổ đông.
- Người được ủy quyền dự họp Đại hội phải gửi văn bản ủy quyền cho Ban tổ chức trước khi vào phòng họp.
CHƯƠNG III
QUYỀN HẠN VÀ NGHĨA VỤ CÁC BÊN THAM GIA ĐẠI HỘI
Điều 6: Quyền hạn và nghĩa vụ cổ đông khi tham gia Đại hội
- Các cổ đông hoặc đại diện cổ đông có quyền biểu quyết thông qua các nội dung thuộc thẩm quyền theo chương trình Đại hội.
- Mỗi cổ đông hoặc đại diện cổ đông khi đến tham dự Đại hội phải mang theo Thông báo mời họp, giấy tờ tùy thân và giấy ủy quyền (trong trường hợp ủy quyền tham dự) gửi Ban Tổ chức Đại hội để kiểm tra điều kiện tham dự Đại hội và nhận được phiếu biểu quyết (có ghi mã số cổ đông và số cổ phần có quyền biểu quyết mà mình đại diện có đóng dấu treo của Công ty cổ phần Đăng kiểm Tây Ninh).
- Cổ đông hoặc đại diện cổ đông đến muộn có quyền đăng ký ngay và sau đó có quyền tham gia biểu quyết tại Đại hội, nhưng Chủ tọa không có trách nhiệm dừng Đại hội để các cổ đông hoặc đại diện cổ đông đăng ký và hiệu lực của các lần biểu quyết đã tiến hành không bị ảnh hưởng.
- Các cổ đông hoặc đại diện cổ đông khi tham gia Đại hội cần:
- Tuân thủ các quy định tại quy chế này.
- Hoàn thành các thủ tục đăng ký tham dự Đại hội với Ban tổ chức Đại hội.
- Nghiêm chỉnh chấp hành nội quy tại Đại hội, tôn trọng kết quả làm việc tại Đại hội.
Điều 7: Quyền hạn và nghĩa vụ của Ban Tổ chức Đại hội, Ban kiểm tra tư cách cổ đông, Ban kiểm phiếu.
- Ban tổ chức Đại hội nhận giấy tờ cổ đông đến họp, phát phiếu biểu quyết, thực hiện các công tác tổ chức khác.
- Ban kiểm tra tư cách cổ đông do Ban tổ chức đại hội đề cử, có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo trước Đại hội về kết quả kiểm tra tư cách các cổ đông/ đại diện cổ đông tham dự Đại hội.
- Ban kiểm phiếu do Chủ tọa đề cử và được Đại hội biểu quyết thông qua. Ban kiểm phiếu có các nhiệm vụ sau:
- Xác định kết quả biểu quyết của cổ đông về các vấn đề thông qua tại Đại hội.
- Nhanh chóng thông báo cho Ban Thư ký kết quả biểu quyết.
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, Ban kiểm phiếu phải làm việc trung thực, chính xác và chịu trách nhiệm về kết quả kiểm phiếu.
Điều 8: Quyền hạn và nghĩa vụ của Chủ tịch đoàn và Thư ký Đại hội
- Ban tổ chức Đại hội đề cử Chủ tịch Đoàn, Thư ký Đại Hội và phải được Đại hội biểu quyết thông qua.
- Chủ tịch đoàn gồm Chủ tịch HĐQT và các thành viên. Chủ tịch HĐQT là người Chủ tọa Đại hội.
- Quyết định của Chủ tọa về các vấn đề, trình tự, thủ tục hoặc các sự kiện phát sinh ngoài chương trình Đại hội sẽ mang tính phán quyết cao nhất.
- Chủ tọa sẽ tiến hành các công việc xét thấy là cần thiết để điều khiển Đại hội một cách hợp lệ, có trật tự và bảo đảm Đại hội phản ánh được mong muốn của đa số đại biểu tham dự.
- Không cần lấy ý kiến Đại hội, Chủ tọa Đại hội có quyền trì hoãn Đại hội đã có đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến một thời điểm khác hoặc thay đổi địa điểm nếu nhận thấy rằng:
- Có người dự họp có hành vi cản trở, gây rối trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp.
- Sự trì hoãn là cần thiết để các công việc của Đại hội được tiến hành một cách hợp lệ.
- Thư ký Đại hội thực hiện các công việc trợ giúp theo phân công của Chủ tọa đoàn. Cụ thể những nhiệm vụ sau:
- Ghi chép đầy đủ, trung thực nội dung diễn biến Đại hội và những vấn đề đã được cổ đông hoặc đại diện cổ đông thông qua hoặc còn lưu ý tại Đại hội.
- Soạn thảo nghị quyết Đại hội và các quyết định về những vấn đề đã được thông qua tại Đại hội.
- Tiếp nhận phiếu đăng ký phát biểu và các câu hỏi bằng văn bản của cổ đông.
- Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chủ tọa đoàn.
CHƯƠNG IV
BIỂU QUYẾT THÔNG QUA CÁC VẤN ĐỀ TẠI ĐẠI HỘI
Điều 9: Các nội dung thông qua tại Đại hội
- Danh sách Chủ tịch đoàn, Ban Thư ký, Ban Kiểm phiếu Đại hội.
- Nghị quyết Đại hội.
- Các nội dung khác theo chương trình Đại hội.
Điều 10: Hình thức biểu quyết
- Cổ đông biểu quyết bằng giơ cao Phiếu biểu quyết trước Đại hội khi biểu quyết từng vấn đề.
- Đối với mỗi vấn đề biểu quyết, mỗi Cổ đông chỉ được chọn lựa một lần, một trong ba phương án biểu quyết Tán thành, Không tán thành hoặc Không có ý kiến.
- Ban Kiểm phiếu tiến hành tổng hợp, ghi nhận kết quả biểu quyết từng vấn đề được đưa ra biểu quyết tại Đại hội, thông báo kết quả trước Đại hội.
- Những cổ đông tham dự họp mà không tham gia biểu quyết thì coi như đồng ý với các nội dung biểu quyết của Đại hội.
Điều 11: Thông qua bằng biểu quyết tại Đại hội
Thực hiện theo quy định tại Điều 20 của Điều lệ Công ty.
CHƯƠNG V
PHÁT BIỂU Ý KIẾN TẠI ĐẠI HỘI
Điều 12: Nguyên tắc và hình thức phát biểu ý kiến
- Việc thảo luận chỉ được thực hiện trong thời gian quy định và thuộc phạm vi các vấn đề trình bày trong nội dung chương trình Đại hội. Chỉ có Cổ đông mới được tham gia thảo luận.
- Chủ tọa đoàn ưu tiên các câu hỏi/ thảo luận bằng văn bản được cổ đông đăng ký trước với thư ký Đại hội.
- Cổ đông/ đại diện cổ đông tham dự Đại hội khi muốn phát biểu ý kiến thảo luận phải được sự đồng ý của Chủ tọa đoàn.
- Cổ đông phát biểu ngắn gọn và tập trung vào đúng những nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình của Đại hội đã được thông qua.
- Trường hợp đã hết thời gian thảo luận mà cổ đông vẫn còn có câu hỏi thì Chủ tọa đoàn có trách nhiệm ghi nhận và trả lời bằng văn bản gửi về địa chỉ của cổ đông đó ngay sau Đại hội.
CHƯƠNG VI
KẾT THÚC ĐẠI HỘI
Điều 13: Biên bản họp, Nghị quyết của Đại hội
Tất cả các nội dung tại cuộc họp Đại hội phải được Thư ký Đại hội ghi vào biên bản, các vấn đề chính thông qua phải được ghi vào nghị quyết. Nghị quyết của Đại hội phải được đọc và thông qua trước khi bế mạc Đại hội và được lưu giữ tại công ty
CHƯƠNG VII
CÁC ĐIỀU KHOẢN KHÁC
Điều 14: Trường hợp tổ chức Đại hội không thành
- Trong vòng 30 phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc Đại hội, cuộc họp Đại hội lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại điều 4 của Quy chế này thì việc triệu tập Đại hội lần thứ hai sẽ được tiến hành trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuộc họp Đại hội lần thứ nhất dự định khai mạc. Cuộc họp Đại hội lần thứ hai chỉ được tiến hành khi có số cổ đông/ đại diện cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 33% cổ đông có quyền biểu quyết.
- Trường hợp cuộc họp triệu tập lần Đại hội lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì việc triệu tập Đại hội lần thứ ba sẽ được tiến hành trong vòng 20 ngày kể từ ngày cuộc họp Đại hội lần thứ hai dự định khai mạc và không phụ thuộc vào số lượng/ đại diện cổ đông tham dự họp.
Điều 15: Hiệu lực
Quy chế này gồm 07 chương, 15 Điều và có hiệu lực kể từ khi được Đại hội đồng cổ đông thông qua.
Cổ đông, các cá nhân, tổ chức có liên quan đến việc họp Đại hội đồng cổ đồng thường niên năm 2024 của Công ty Cổ phần Đăng kiểm Tây Ninh có trách nhiệm thực hiện theo Quy chế này.
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH
Đàm Duy Toản
